Rekisteri- ja käsittelyseloste

1. Rekisterinpitäjä

Wooli Oy
Y-tunnus: 3159245-9
Sähköposti: info@wooli.fi
Verkkosivusto: inteldeck.fi / inteldeck.com

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn, rekisteröidyn oikeuksiin ja tietosuojaan liittyvissä asioissa voit ottaa yhteyttä:
Tietosuojavastaava / Yhteyshenkilö: Wooli Oy / Tietosuoja
Sähköposti: info@wooli.fi

3. Rekisterin nimi

Wooli Oy:n ja IntelDeck-palvelun asiakas-, toimeksianto-, tutkinta- ja yhteydenottorekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin ennalta määriteltyihin tarkoituksiin:

• Sopimuksen täytäntöönpano ja asiakassuhteen hoito: Käyttäjätilien hallinnointi, toimeksiantojen vastaanottaminen, toimeksiantosopimusten laatiminen, palveluiden laskutus sekä asiakasviestintä. (GDPR 6 art. 1 kohta b)
• Yksityisetsivä- ja selvitystoimeksiantojen suorittaminen: Toimeksiantajan antamien selvitystehtävien (kuten taustatutkimukset, väärinkäytösselvitykset ja tilannekuva-analyysit) toteuttaminen toimeksiantosopimuksen ja Suomen lain (ml. laki yksityisistä turvallisuuspalveluista 1085/2015) mukaisesti.
• Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen: Kirjanpito- ja verolainsäädännön vaatimusten täyttäminen sekä viranomaisvelvoitteet. (GDPR 6 art. 1 kohta c)
• Oikeutettu etu: Palvelun tietoturvan varmistaminen, väärinkäytösten ennaltaehkäisy ja todistusaineiston suojaaminen luvattomalta muuttamiselta tai tuhoutumiselta. (GDPR 6 art. 1 kohta f)

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoryhmiä:

• Perus- ja yhteystiedot: Nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, yrityksen nimi, toimenkuva ja laskutusosoite.
• Asiakas- ja käyttäjätilitiedot: Käyttäjätunnisteet, roolitiedot, kirjautumislokit ja käyttöoikeudet.
• Yhteydenotot ja toimeksiantotiedot: Yhteydenottolomakkeiden kautta lähetetyt viestit, toimeksiannon kuvaukset, sovitut toimenpiteet ja toimeksiantosopimukset allekirjoituksineen.
• Tutkinta- ja tapausaineisto: Toimeksiantojen yhteydessä toimeksiantajan toimittamat tai laillisesti julkisista lähteistä (OSINT) kootut havaintotiedot, aikajanalokit ja todistemateriaalit. Toimeksiantajan tapausdata on salattua ja suojattua eikä Wooli Oy käytä sitä muihin tarkoituksiin.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään ensisijaisesti suoraan rekisteröidyltä itseltään yhteydenottolomakkeen, rekisteröitymisen, sähköpostiviestinnän tai toimeksiantosopimuksen tekemisen yhteydessä.

Selvitystehtävissä tietoja voidaan hankkia lisäksi julkisista viranomaisrekistereistä, julkisista verkkolähteistä (Open Source Intelligence) ja muista laillisista toimeksiantoon liittyvistä tietolähteistä soveltuvan lainsäädännön rajoissa.

7. Tietojen luovutukset ja siirrot

Wooli Oy ei myy, vuokraa tai luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin. Tietoja voidaan luovuttaa ainoastaan:

• Toimeksiannon nimenomaiselle toimeksiantajalle toimeksiantosopimuksen mukaisesti.
• Toimivaltaisille viranomaisille lakiin perustuvan velvoitteen tai tuomioistuimen määräyksen nojalla.
• Teknisille palveluntarjoajille (kuten konesali- ja sähköpostipalvelut), jotka toimivat tietojen käsittelijöinä tiukkojen tietosuojasopimusten (DPA) mukaisesti.

8. Tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Kaikki järjestelmän tietokannat ja palvelimet sijaitsevat Euroopan unionin alueella (Frankfurt, Saksa). Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Mikäli jokin tekninen osapalvelu vaatisi tiedonsiirtoa EU/ETA:n ulkopuolelle, siirrossa noudatetaan aina GDPR:n V luvun mukaisia suojatoimia, kuten Euroopan komission mallisopimuslausekkeita (Standard Contractual Clauses).

9. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden (kuten kirjanpitolain mukainen 6–10 vuoden säilytysvelvollisuus) täyttämiseksi.

Yhteydenottolomakkeiden tietoja säilytetään yhteydenoton käsittelyn ja mahdollisen toimeksiannon valmistelun ajan, minkä jälkeen tarpeettomat tiedot poistetaan tai arkistoidaan suojatusti.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Wooli Oy noudattaa asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä tietojen suojaamiseksi luvattomalta pääsyltä, muuttamiselta, luovuttamiselta tai tuhoamiselta:

• Salattu tiedonsiirto: Kaikki verkkoliikenne on suojattu teollisuusstandardin mukaisella TLS/HTTPS-salauksella.
• Pääsynhallinta: Pääsy tietoihin on rajattu vain niille nimetyille henkilöille, joiden työtehtävät sitä edellyttävät. Järjestelmässä sovelletaan vahvaa todennusta ja roolipohjaista pääsynhallintaa.
• Salassapito: Kaikki henkilötietoja käsittelevät henkilöt ovat sitoutuneet lakisääteiseen tai sopimusperusteiseen vaitiolovelvollisuuteen.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet:

• Tarkastusoikeus (GDPR 15 art.): Oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja saada jäljennös käsiteltävistä tiedoista.
• Oikeus tietojen oikaisemiseen (GDPR 16 art.): Oikeus vaatia virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista.
• Oikeus tietojen poistamiseen (GDPR 17 art.): Oikeus vaatia tietojen poistamista ("oikeus tulla unohdetuksi"), mikäli käsittelylle ei ole enää laillista perustetta.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (GDPR 18 art.): Oikeus tietyissä tilanteissa rajoittaa tietojensa käsittelyä.
• Vastustamisoikeus (GDPR 21 art.): Oikeus vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun.
• Valitusoikeus valvontaviranomaiselle: Mikäli katsot henkilötietojesi käsittelyn rikkovan tietosuojalainsäädäntöä, sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi).